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企業制度管理中存在的問題及解決方法

2021-11-19 11:39   作者:清大EMBA研修班招生網

導讀:案例: 筆者到某企業對中、 高層管理者做訪談, 公司副總經理 A 提出來, 我們的制度太多了, 能不能簡化一下? 另一公司副總經理 B 則說 我們現 在的制度不夠用, 能不能幫我們把制度完善了? 面對兩位高層領導的不同感 受, 筆者就此問題詢問了幾位部門
案例: 筆者到某企業對中、 高層管理者做訪談, 公司副總經理 A 提出來, “我們的制度太多了, 能不能簡化一下?” 另一公司副總經理 B 則說 “我們現 在的制度不夠用, 能不能幫我們把制度完善了?” 面對兩位高層領導的不同感 受, 筆者就此問題詢問了幾位部門負責人, 他們的回答與前面的兩位副總經理 相似, 不同的部門感受不一樣, 其中一位部門負責人的回答讓人記憶深刻, 他 說: “以前我一直覺得我們的制度很多, 有些重要的部門還建立了部門的管理 手冊, 詳細規定了該部門的管理事項。 但上個月, 商務部的一位員工由于工作 疏忽未能及時處理中標通知書中有關確認與繳納服務費的事情, 導致被取消中標, 給公司造成很大的損失, 卻找不到相關的處罰制度依據。 所以現在我們也 不知道制度是多了還是少了。”
類似的問題在其他的企業也能看到, 制度到底是多了還是少了? 為什么在 需要使用制度的時候卻找不到了? 對于大部分的企業來說, 一方面, 制度是在 管理的過程中不斷積累起來的, 某些部門的制度意識強, 會考慮建立一系列的 制度, 而有些部門的制度意識弱, 則會忽略制度的建設。 另一方面, 不管哪個 部門都只是企業的一個模塊, 其視野與管控能力也只能局限在某些范圍內, 因 此, 導致了企業制度的碎片化, 缺少系統性。
一、企業制度管理主要存在以下幾個方面的問題。
1、制度不成體系

一是制度多而分散, 企業在發展過程中, 發現一個問題就出臺一個制度, 不成體系; 二是本位主義, 各部門都是基于自身管理的需要來建立制度, 抓權 攬權的現象較為突出, 缺乏統一協調和平衡, 制度的合理性得不到保證; 三是 各部門各自制定自己職能范圍內的制度, 制度之間的銜接和匹配性較差, 甚至 還存在彼此矛盾的地方。
2、對制度的管理缺失
一是沒有將企業外部的政策、 法律法規與企業實際工作相聯系, 相關的要 求未納入制度控制的內容, 不能確保將外部政策、 法律法規的要求融入具體的 管理工作中; 二是對制度執行情況檢查不到位, 在制度建立起來后缺少貫徹落 實, 對于制度執行過程中存在的問題沒有建立反饋機制; 三是制度評審機制缺 失, 對制度評審工作不了解、 不重視, 甚至沒有建立評審制度的機制。
3、制度編制不規范
一是制度內的結構不規范, 框架的邏輯關系不清晰; 二是內容不規范, 如: 名稱不適當、 用語不規范、 內容缺少必備要素、 制度與制度之間存在矛盾 等; 三是格式不規范, 不符合公文寫作要求。
4、制度的更新和完善不及時
一是不能根據企業的發展及時制定相適應的制度; 二是對于制度明顯存在 的問題或制度間存有彼此矛盾的地方, 沒有及時修改, 令執行者無所適從, 有 的制度 “試行” 了若干年, 仍在使用; 三是未建立或不重視制度清單, 有的 企業沒有建立制度清單, 不知道到底有多少制度, 有的企業建立了制度清單, 但沒有分類, 不分制度類型將所有的文件都填入制度清單。
二、對于以上問題該怎么辦?
解決辦法一: 建立企業標準體系。
用標準化的方法, 建立系統成套的企業標準體系。 正如前一節已經比較過的, 相對而言, 制度管理比標準管理粗放, 標準化管理具有先進、 科學、 適用、 系統、 全面等優點, 但由于對標準體系方 法論的掌握與熟練運用需要有比較長的持續推進時間, 很多企業往往由于不能 持續推進, 沒有建立起標準化的企業文化, 或者有的企業花費了大量的人力、 物力建立起了標準體系, 但沒過多久, 又回到制度管理的模式, 再或者制度與 標準文件并存, 產生了對同一事項的規定, 在規章制度與管理標準中出現矛盾 或沖突的現象。
解決辦法二: 建立系統化的制度體系。 將企業標準的系統性、 全面性運用 于制度體系, 既改變制度體系中 “定性多、 定量少、 不便操作考核” 的缺點, 又減少企業員工由于 “不懂得、 不適應” 而影響制度體系使用與執行的問題。
對于企業標準體系的建立, 目前已有很多相關的書籍, 本書重點介紹如何 建立系統化的制度體系。

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